Lean-johtamisella tyytyväisiä asiakkaita ja laadukkaampaa toimintaa

Julkaistu 26.3.2019 | Pasi Nieminen

Lean-ajattelu on aika monelle tuttu termi johtamisessa ja yritysten ongelmanratkaisussa. Harvempi on kuitenkin perillä siitä, mitä se oikeastaan tarkoittaa, vaan liikkeellä on paljon vääriä käsityksiä. Lean-johtaminen ei ole esimerkiksi vain kustannusten karsintaohjelma tai vain yksittäinen projekti.

Nyt on hyvä aika kertoa, mitä Lean on alkuperäiseltä tarkoitukseltaan.

Kuuluisa Lean-filosofia perustuu hyvin pitkälle Toyotan kehittämään Toyota Production System -johtamisfilosofiaan (TPS). Tiukan määritelmän mukaan TPS-johtamisfilosofiassa korostuu prosessin ja tuotteen laadun jatkuva parantaminen (Kaizen). Tämä tapahtuu eliminoimalla hukkaa ja lyhentämällä tahtiaikaa, jolloin pystytään tuottamaan vakioidulla, virtaavalla prosessilla tavoitelaadun mukaisia tuotteita ja palveluita oikea-aikaisesti. Tällöin toimitusketjun päässä oleva tyytyväinen asiakas saa laadukkaan tuotteen haluamaansa hintaan. Samalla yrityksen kilpailukyky ja tulos paranevat.

Tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta tosiasiassa Lean-filosofia sopii lähes kaikkeen johtamiseen. Se on erittäin tehokasta, systemaattista maalaisjärjen käyttöä läpi koko organisaation. Sen soveltaminen on saanut alkunsa tuotantoympäristöstä, mutta sitä voi soveltaa koko yrityksen ja sen toimintojen johtamiseen. Yksinkertaisesti ajateltuna Leania voi soveltaa kaikessa toiminnassa, missä on prosessi ja prosessin loppupäässä sisäinen tai ulkoinen asiakas.

Lean tähtää prosessien jatkuvaan parantamiseen. Tällaisia prosesseja voivat olla esimerkiksi rekrytointiprosessi, palkanlaskentaprosessi, tilinpäätösprosessi, tuotekehitysprosessi, ostoprosessi, varaston keräilyprosessi, myyntiprosessi, jälkimarkkinointiprosessi jne.

Jotta prosesseja voidaan parantaa, on ensin ymmärrettävä niiden toimintaa ja vaiheita. Tässä auttaa prosessien visualisoiminen esimerkiksi Value Stream Mapin eli arvovirtakuvauksen avulla. Se auttaa ymmärtämään prosessia: kestoa, arvoa lisäävää aikaa ja arvoa lisäämätöntä aikaa eli ns. hukkaa. Hukka on prosessissa se vaihe, joka ei tuota lisäarvoa prosessin loppuasiakkaalle.

Arvovirtakuvauksen avulla ymmärretään, kuinka materiaalit, informaatio ja resurssit virtaavat kyseisessä prosessissa. Tällöin voidaan määrittää prosessin nykytila – ”näin se nyt menee”. Nykytila pitää standardoida eli prosessi vakioidaan. Vasta tämän jälkeen voidaan määritellä tavoitetila – ”näin haluamme sen menevän”, jossa hukka (kustannukset, resurssit, aika jne.) on ehdottomasti pienempi ja prosessin virtaus on sujuvampi.

On hyvä sisäistää, että Leanin tavoite on tyytyväinen asiakas prosessin loppupäässä. Hyvä tapa havainnollistaa tätä on ns. ”right from me”-periaate. Se tarkoittaa sitä, että prosessin loppupäässä olevalle yrityksen ulkoiselle tai sisäiselle asiakkaalle tuotetaan tuote tai palvelu oikea-aikaisesti ja sovitulla laatutasolla. Toisin sanoen: kun luovutetaan jotain eteenpäin prosessin eri vaiheissa tai lopussa, niin tehdään se kerralla kunnolla ilman sähläämistä.

Hyvä esimerkki prosessin kehittämisestä on palkanlaskentaprosessi. Palkanlaskentaprosessin omistaa yleensä yrityksen HR-osasto. Tällöin HR-osaston näkökulmasta ”right from me” tarkoittaa, että prosessin asiakkaat eli työntekijät saavat tilinauhat tarkistukseen ajoissa, tilinauhan sisältö on oikea (veroprosentti, työtunnit, ylityöt, vähennykset, päivärahat, lounasetu jne.) ja se tärkein eli oikea summa rahaa maksetaan sovitulla aikataululla työntekijän tilille. Mahdollisia hukkatekijöitä prosessissa voi olla, että HR ei saa palkka-aineistoa ajoissa osastoilta, osastojen palkka-aineistossa on virheitä, ennakonpidätyksessä on käytetty väärää prosenttia, päivärahat eivät ole ehtineet maksuun jne.

Suurin ja vaarallisin hukka tulee näiden asioiden selvitykseen menevästä ajasta. Työntekijät tekevät ensin omia laskelmia, sitten soittelevat ja meilailevat HR-osastolle. HR-osasto selvittää asioita, antaa palautteen työntekijälle, työntekijä tarkistaa sen ja HR-osasto yrittää saada palkkasumman korjatuksi seuraavan palkanmaksun yhteydessä. Huh huh mitä hukkaa! Ja mieti, mikä ”bad will” -vaikutus tällaisella sähläämisellä voi olla!

Yksinkertaistettuna Leania voi soveltaa kaikkialla, missä on prosessi ja prosessin päässä asiakas, jolle prosessin pitää tuottaa jotain ”right from me” -periaatteen mukaisesti. Meillä Toyotalla toiminnan tärkein mittari on asiakastyytyväisyys, jota seuraamme säännöllisesti. Jos osaamme palvella asiakkaitamme laadukkaasti oikeaan aikaan oikeilla tuotteilla/palveluilla ilman hukkaa eli turhaa tekemistä, asiakkaamme ovat tyytyväisiä.

Pasi Nieminen
Toimitusjohtaja, Toyota Material Handling Finland Oy
  • Koulutuskalenteri
  • Hallitusohjelmatavoitteet
  • Markkinakatsaus